โปรแกรมบัญชี:Express :การบันทึกบัญชี

Express - การบันทึกบัญชีผ่านโปรแกรมบัญชี Express

ยกตัวอย่างที่หน้าขายเงินเชื่อ ส่วนหน้าอื่นที่ไม่ได้เอามานั้นหลักการก็ทำเหมือนกันค่ะ

รูปที่ 2 ตัวอย่างการบันทึกบัญชีแบบ Periodic

รูปที่ 3 ตัวอย่างการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual

ด้านเดบิต   "ลูกหนี้" ไม่ว่าจะเป็นวิธี Periodic หรือ Perpetual จะเอามาจากหน้าจอรายละเอียดลูกค้า โดยการผูกลูกค้าแต่ละรายเข้ากับผังบัญชีที่เราต้องการให้บันทึกค่ะ ดังรูป

ด้านเครดิต   "รายได้จาการขาย" ไม่ว่าจะเป็นวิธี Periodic หรือ Perpetual จะเอามาจากหน้าจอรายละเอียดสินค้า โดยการผูกสินค้าแต่ละรายการเข้ากับกลุ่มบัญชีสินค้าที่เราต้องการให้บันทึกค่ะ  ดังรูป

 การกำหนด กลุ่มบัญชีสินค้า เพื่อเป็นตัวเชื่อมระหว่างรายการสินค้ากับผังบัญชี (ตั้งชื่อผังบัญชีให้เป็นอย่างอื่นได้ค่ะ เช่น รายได้จากการขายอะไหล่คอมพิวเตอร์) 

แต่ถ้าหากในบรรทัดดังกล่าว ไม่ได้ใส่เลขที่บัญชีใด ๆ เอาไว้ โปรแกรมจะไปมองที่เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เริ่มระบบ 4 แล้วดับเบิลคลิกที่เอกสารหมวด "IV" ขายเงินเชื่อ) ในบรรทัด Cr. ขายสินค้า ดังรูปค่ะ

 และถ้าหากเมนูเริ่มระบบข้อ 4 นี้ไม่ได้ใส่ไว้อีก ลำดับถัดไป(สุดท้าย) ก็จะไปมองจากเมนูกำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน( เริ่มระบบ ข้อ 5.2) ในบรรทัดขายเงินเชื่อ

 "ภาษีขาย" หลักการบันทึกบัญชีของโปรแกรม อันดับแรกจะมองที่เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เริ่มระบบ 4 แล้วดับเบิลคลิกที่เอกสารหมวด "IV" ขายเงินเชื่อ) บรรทัด ภาษีขาย

ถ้าหากยังไม่ได้กำหนดเอาไว้ ก็จะไปมองที่กำหนดเลขที่บัญชีเพื่อลงรายวัน (เริ่มระบบ 5.2) บรรทัดภาษีขาย ดังรูป

 การบันทึกบัญชี รับรู้ต้นทุนขาย (เฉพาะแบบ perpetual)

ถ้าเป็นการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual โปรแกรมจะมีการบันทึกรายการเกี่ยวกับการรับรู้ต้นทุนสินค้าที่ขายด้วย โดย เดบิต:ต้นทุนขาย และ เครดิต:สินค้า

ทั้ง 2 บัญชีนี้โปรแกรมจะมองจากกลุ่มบัญชีสินค้าเป็นหลัก ที่สินค้าดังกล่าวอ้างอิงถึงเท่านั้นค่ะ ตามตัวอย่างก็จะเป็นกลุ่ม "ST01" ซึ่งถ้าไม่ได้ใส่เลขที่บัญชีใด ๆ ไว้ โปรแกรมจะฟ้อง Error ขึ้นมาว่า "กำหนดเลขที่บัญชีเพื่อลงรายวันไม่ถูกต้อง ‘      ‘" ในตอนที่เราทำรายการขายเงินเชื่อซึ่งจะเป็นตัวบังคับใหเราต้องกลับไปใส่ข้อมูลในรายการนั้นๆให้ครบถ้วนด้วย ค่ะ